Privacyverklaring
Algemeen
Damesbasket Leuven hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we dan ook heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met die gegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Damesbasket Leuven houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Je persoonsgegevens enkel verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
- Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- Op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
Als club is Damesbasket Leuven verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onze contact gegevens.
Deze privacvyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden en vrijwilligers, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, sponsors en leveranciers.
Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door Damesbasket Leuven verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
- Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
- Het organiseren van activiteiten
- Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
- Administratie in het kader van activiteiten zoals de clubdag, eetdag, quiz, stages,… (contractuele grond)
- Het deelnemen aan activiteiten
- Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
- Organisatie van het evenement (contractuele grond)
- Promotie, PR en communicatie waaronder
- Het beheer van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
- Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
- Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)
Welke gegevens verwerken we?
Damesbasket Leuven kan de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, rijskregisternummer
- Privé-contactgegevens: Telefoonnummer(s), e-mail(s), adres
- Sportieve gegevens (indien van toepassing): de ploeg waarvoor je uitkomt of die je coacht, VTS diploma, evaluatiedossier. Dit dossier dient enkel voor intern gebruik door de bevoegde personen (coaches en sportief verantwoordelijken) en wordt niet aan derden doorgegeven. Elke speelster kan steeds haar dossier inkijken. De evaluatie wordt ook telkens door de verantwoordelijke coach met de speelster persoonlijk besproken.
- Administratieve gegevens betreffende lidgelden, attesten, lidmaatschap van werkgroepen binnen de club en hoedanigheid (lid, vrijwilliger, coach, sponsor, clubref, leverancier,…)
- Beeldmateriaal: ploegfoto’s, foto’s tijdens activiteiten en wedstrijden
- Medische gegevens: deze worden enkel gevraagd voor deelname aan de stages om de begeleiding in staat te stellen gepast te handelen indien nodig of wenselijk. Deze gegevens worden enkel door bevoegde begeleiders behandeld en worden onmiddellijk na afloop van de betroffen stage vernietigd.
Wij verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,…). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.
Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers
De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Lidmaatschap Basketbal Vlaanderen
- Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).
Wij maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers
Wij delen persoonsgegevens enkel met de federatie, zijnde Basketbal Vlaanderen.
Met deze partij (derden-ontvanger) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens enkel delen met derden indien je ons hiervoor expliciet de toestemming geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Minderjarigen
Aangezien ons ledenbestand voor een groot gedeelte bestaat uit minderjarigen, verzamelen, bewerken en bewaren wij ook gegevens van personen jonger dan 18 jaar. Deze gegevens worden ons bezorgd in het kader van het lidmaatschap van de club door de ouders of verantwoordelijke voogd.
Bewaartermijn
Damesbasket Leuven bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen. Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
Damesbasket Leuven verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na de beëindiging van de samenwerking, tenzij op expliciete vraag van de eigenaar van de gegevens.
Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- Alle personen die namens Damesbasket Leuven van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- De ledenlijst wordt centraal bewaard op de systemen van one.com, die zelf ook gehouden zijn aan de wettelijke verplichtingen i.v.m. het behandelen van persoonsgegevens.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht van inzagen en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.
Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).
Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.
Via het contactpunt vermeld in de eerste paragraaf van deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.
Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voorgenoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Wijzigingen aan onze privacyverklaring
Damesbasket Leuven kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring aanpassen.
De laatste wijziging gebeurde op 20/12/2018.
